A través de este rol, el jefe ce Control Interno debe desarrollar procesos de evaluación planeados, documentados, organizados, y sistemáticos, enfocado en las metas estratégicas de gran alcance (mega), resultados, políticas, planes, programas, proyectos, procesos, indicadores, y riesgos, que la entidad ha definido para el cumplimiento de su misión, en el marco del sistema de control interno.
El propósito de este rol es llevar a cabo la evaluación independiente y emitir un concepto acerca del funcionamiento del sistema de control interno, de la gestión desarrollada y de los resultados alcanzados por la entidad, que permita generar recomendaciones y sugerencias que contribuyan al fortalecimiento de la gestión y desempeño de la entidad
Para este efecto la guía de auditoria basada en riesgos para entidades públicas versión 4 establece 5 fases que permiten llevar a cabo el proceso auditor de manera
técnica y profesional, al hacer uso de diferentes herramientas y procedimientos de auditoria. Estas fases son:
- Fase 1: planeación general para el jefe de control interno (plan anual de auditorías)
- Fase 2: planeación de la auditoria
- Fase 3: ejecución de la auditoria
- Fase 4: comunicación de resultados de la auditoria
- Fase 5: seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento.
A través de este rol el jefe de control interno sirve como Puente entre los entes externos de control y la entidad, además, facilita el flujo de información con dichos organismos. Esta función a adquirido especial relevancia luego de la expedición del acto legislativo 04 de 2019 y del Decreto 403 de 2020, y con este último, la creación del sistema de alertas de control interno, frente a lo cual, el jefe de control interno debe cumplir con las actividades derivadas del referido sistema.
Como insumos fundamentales para facilitar las acciones relacionadas con este rol, es importante identificar previamente la información referente a:
- Fechas de visitas o fecha limite para el cargue de la información o emisión e informe
- Alcance de las auditorias
- Informes periódicos
- Requerimientos previos del órgano de control, entre otros aspectos.
Esta información puede prevista y comunicada oportunamente a la administración, como principales responsables de estos procesos ante el respectivo organismo de control.
En cumplimiento del rol de relación con entes externos de control, el jefe de control interno debe planear labores de asesoría y acompañamiento puntuales a los procesos y a sus líderes, de modo tal que la entidad pueda adelantar una manera armónica procesos de auditoria que lleva a cabo el organismo de control, así como la rendición de informe de manera posterior en aplicaciones dispuestas por dichos organismos como seria la herramienta Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas e informes- SIRECI y Sistema Integral de Auditoria – SIA CONTRALORIA, frente a los cuales proceda una organización y articulación interna, ya que toda la información solicitada por estas instancias reposa en la oficina de Control Interno y que en términos de los niveles de autoridad y responsabilidad que a cada cargo corresponden, siempre existirán lideres internos, quienes serán los principales responsables de sus contenidos.
Es importante tener en cuenta que el reporte inadecuado, incompleto, falaz o inoportuno de información requerida por entes externos de control, puede dar lugar a sanciones de índole disciplinario, así como, a procedimientos administrativos sancionatorios fiscales, por lo que el jefe de control interno debe alertar a la primera línea de defensa, y en general a los responsables del aporte de información requerida por órganos de control sobre estos efectos.
El procedimiento administrativo sancionatorio fiscal es una potestad con la que cuentan los órganos de control fiscal y que fue potenciado por el Decreto 403 de 2020, así como por la Ley 2080 de 2021.